宁波市水利局档案管理暂行规定
信息来源: 发布日期:2012-07-01 阅读次数:1272

 第一条  为了加强本局档案业务建设,实现档案工作规范化,提高档案管理水平,有效地为机关工作和社会现代化建设服务。根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《机关档案工作条例》、《会计档案管理办法》等有关要求,结合本局实际情况,特制订本规定。

  第二条  本机关在各项活动中形成的各种门类和载体的档案,包括科技档案、文书档案、会计档案等,一律由局综合档案室集中统一管理。

  第三条  局综合档案室由办公室直接领导,配专职档案管理人员一名,兼职档案管理人员若干名。

  第四条  综合档案室的基本任务

  1、集中保管本局各种门类和载体的档案,各处室(包括直属单位)均应按本规定及时地向综合档案室移交档案。

  2、协助局有关职能处室做好各种文件材料的立卷和归档工作,包括科技、文书、会议等文件材料。

  3、提供各种门类档案为本机关工作及国民经济各部门工作服务。

  4、配合有关处室对各门类档案进行鉴定,确定保管期限与密级,负责销毁已过保管期限而无保存价值的档案材料。

  5、对各县(市)区水利局和直属单位的科技档案工作进行检查督促和业务指导。

  6、严格贯彻执行党和国家的有关保密政策和保密制度,维护档案的安全和国家的机密。

  7、按国家有关规定,定期向市档案馆移交档案。

 

第二章  各种文件材料的形成和归档

 

  第五条  实行“谁产生的文件由谁归档”的原则,凡我局在各项工作活动中形成的文件材料,均由各有关职能处室按业务范围,指定专人负责积累、整理、立卷,经处室负责人审查后,交综合档案室归档。

  第六条  各种文件材料归档要求

  1、归档的文件材料必须经过初步整理、鉴定,内容完整、准确,应是局机关各项工作活动的真实记录。

  2、归档的材料,必须符合其自然形成规律,条理分明,并有章节目录。

  3、文件材料的书写,必须做到:纸质优良整齐、字迹清楚,不得用非档案用的圆珠笔、复写纸书写及金属物装订,以利长久保存利用,不符合要求的由原经办人改进重新整理立卷。

  4、档案的组卷、立卷、科技档案须符《GB/T11B22-89科学技术档案案卷构成的一般要求》,文书档案须符合《GB9705-88文书档案案卷格式》,照片档案须符合《GB/T11B21-89照片档案管理规范》,会计档案须符合会计档案的有关规定。

  5、归档的各类文件的份数应符合有关要求,每份文件的页数应齐全完整。

  第七条  归档时间

  1、科技档案:应在一个设计阶段结束或单项工程完工后或整个工程完工后或一项业务工作完成后,由经办的处室(或直属单位)将其形成的全部技术文件材料整理、立卷、归档。

  2、文书档案:文件处理部门应在第二年的六月底以前归档完毕。

  3、会计档案:财务会计部门应于第三年的三月底以前,将其已保管一年的会计档案移交给综合档案室,不得继续自行封包保存。

  第八条  归档手续

  文件材料归档时,须经综合档案室验收,认定符合归档要求并清点无误后,予以接收,交接双方在移交目录(或清单)上签字,以示负责。

 

第三章  档案的管理

 

  第九条  综合档案室应有满足存放档案的专用库房及柜箱等设施,并有防盗、防光、防尘、防火、防潮、防有害生物和防污染等安全措施,以确保各类档案的安全和有效利用。

  第十条  局综合档案室对接收来的各种档案,应进行分类、编目、登记、统计及必要的加工。

  第十一条  每年年底应对各类档案的保管情况进行一次检查和统计,发现问题,及时向局分管领导和办公室主任汇报,并采取积极有效的措施予以改进。

  第十二条  根据各类档案的不同保管年限,组织有关职能处室负责人或业务人员,定期对已过保管期限的各类档案进行鉴定,剔除、销毁那些失去保存或利用价值的档案材料。

  销毁档案,须造册登记,经局(处室)业务负责人审定后执行,并实行二人监销,以防失密。

  按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财务会计部门共同派员监销,局销毁会计档案时,还应告知同级财政部门、审计部门派员参加监消。

  第十三条  按国家有关移交档案的范围和年限的规定,及时向市档案馆移交档案。

  第十四条  为了提高档案的管理水平,应加强档案本身的现代化,逐步实现档案的检查、复制和管理的科学化、规范化。

  第十五条  档案工作人员应忠于职守、遵守纪律,具备专业知识,取得岗位资格证书。档案专业技术人员应当享受与其他专业技术人员同等的待遇。

  第十六条  档案人员调动时,必须对各类档案进行全面清点,切实做好交接工作。

 

第四章  档案的利用

 

  第十七条  档案室应采取各种方法积极地开展档案的利用工作,编制必要的检索工具和参考材料,为利用创造条件,做到查找、调卷迅速、准确。

  第十八条  档案室应对各类档案的利用情况和效果,每年进行一次统计分析,并对利用效果较好的事例,及时登记、汇总上报,总结利用档案的特点和规律,主动提供利用。

  第十九条  凡本局职工需要借阅各类档案,必须通过档案管理人员,办理借阅登记手续,同时,在借、还时当面检查清楚。

  第二十条  会计档案,只能在档案室查阅,文书档案借阅期限一般不超过十五天,科技档案借阅期限,一般不超过六个月,出借的各类档案虽未满期,如因工作急需,档案室有权限时收回,以借给急需者。

  第二十一条  外单位因工作需要,须借阅和利用本局各类档案时,应持单位正式介绍信或函件,并须经局有关领导批准,一般应在档案室查阅,不外借。

  第二十二条  查阅党政重要会议记录及人事、干部方面材料等机密件,须持函经局领导、机关党组织负责人或办公室主任批准。查阅会计档案,须经局领导或办公室主任批准、财务负责人同意。

  第二十三条  借出的档案保管与保密

  1、借出的档案由借阅者负保管与保密的责任。

  2、档案利用者,须爱护档案,不得在档案上勾划、圈点、涂改、污损、剪裁、撕页等,违者,根据有关规定处理。

  3、档案借阅者,不得擅自转借他人或外单位;不得擅自将档案材料带往局外。

  第二十四条  遗失档案或严重损坏档案的,应立即报告档案室和局分管领导,并采取措施认真查找及补救。如确实找不到或无法补救的,该使用者应提出书面报告,由局领导或办公室主任根据《档案法》及有关规定签署处理意见后,交档案室承办。

  第二十五条  职工调离本局时,应将所借各类档案全部归还档案室,并由档案管理人员在“职工调动通知单”上签字,否则人事部门不予办理离局手续。

 

第五章  附则

 

  第二十六条  本规定由办公室负责解释。

  第二十七条  本规定自发布之日起执行。


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